كيفية توحيد أسماء المواد الدراسية في نظام إدارة الطالب
من نتائج العمل اليدوي وتبعاته من الأخطاء البشرية، من المتوقع تمامًا ظهور تسميات عديدة لنفس المادة الدراسية بينها فروقات طفيفة، مثل التحلية بـ (ال) أحيانًا والتنكير أحيانًا أخرى، والتقديم والتأخير ما بين المضاف والمضاف إليه، وفي التسميات الإنجليزية استعمال & أحيانًا واستعمال and أحيانًا أخرى وترك فراغات ما بين الشرط والكلمات اللاحقة والسابقة أو عدم تركها، وغيرها كثير من أسباب الاختلاف في التسميات.
ولا يخفى على الجميع أن التسميات المختلفة ستظهر للطلاب في وثائق تخرجهم بأشكالها المختلفة مما يقلل من جودة إخراج تلك الوثائق، هذا ما عدا الضعف الواضح الذي سيطرأ على البيانات إحصائيًا وتنظيميًا.
نظام إدارة الطالب منذ إنشائه يأخذ بعين الاعتبار وجود هذا النوع من الأخطاء البشرية سواءً من بيانات موروثة مستوردة إليه أو لاحقًا خلال فترة تشغيله، ولذلك فهو يوفر للمؤسسة وسائل للحد من تلك الاختلافات، لا بل والقضاء عليها تمامًا إذا اتبعت المؤسسة المنهاج الموضح مثاله في هذا الفيديو.
تلك التقنية مطبقة على كل البيانات التكميلية التي يضيفها المستخدمون إلى النظام، فهناك نوافذ خاصة بالمدير يصل من خلالها إلى تلك البيانات لترميمها، وعملية الترميم تلك من الموصى به القيام بها دوريًا أو على الأقل بمجرد اكتشاف تباين أو اختلافات في أي من تلك البيانات التكميلية خلال أيام العمل اليومي.