Excel Урок 02 Списки и Проверка данных
БЕСПЛАТНО Пройти все уроки ТУТ: http://kursbesplatno.ru/cjhkjccl?u=10...
Смотреть все уроки ТУТ: / playlist
• Excel Урок 02 Списки и Проверка данных
Вы смотрите серию небольших уроков по использованию Excel.
Эти уроки не для программистов, а для обычных людей.
Урок 01: • Excel Урок 01 Создание таблицы
Урок 02. Работа со списками.
Я очень часто сталкиваюсь с тем, что создатели таблиц делают их такими, что работать с ними просто не возможно.
Что же именно они делают?
Лучше показать:
Магазин 1 - Магазин№1, Маг 1, Магазин1
Это приводит к тому, что об отборе, о сортировке, об отчетах можно забыть.
Что же делать, чтобы не дать возможности такое «налобать» даже самому себе?
Во-первых, использовать пункт контекстного меню «Выбор из списка». Или горячая клавиша ALT+Стрелка вниз. Или F4.
Второй способ - просто не торопиться вводить текст в ячейку. Начните печать - и увидите, что эксель подсказывает вам, какое значение уже было введено в этот столбец.
Ну, и, наконец, бывают ситуации, когда вы создаете таблицу, наполнять данными которую будут другие люди.
Тут надо им вообще не дать возможности ввести всякую галиматью.
Для этого есть замечательная возможность (без всяких там макросов): «Проверка данных»
Она находится в меню «Данные»
На закладке «Параметры» указываем условия проверки.
«Любое значение» - это значит, что нет ни каких условий. И ни какой проверки не будет.
Нас сейчас интересует пункт «Список».
Создадим отдельный лист, который назовем «Справочники». Так как у нас задача не большая, то все справочные данные (т.е. все наши списки) мы разместим на одно листе. Но на практике может понадобиться для каждого такого списка (справочника) создать отдельный лист.
И так, в нашем примере нам нужен список из Контрагентов (Это графа Кто/От кого), список «За что» и список «Вид движения»
Можно создать список, вводя просто каждое уникальное значение из списка в ячейку в строку в колонке.
А можно выделить всю область, где у нас уже есть данные, скопировать и вставить их в колонку.
А затем применить инструмент «Удалить дубликаты».
Затем дать имя каждому из списков (чтобы было удобнее его использовать).
Пробелы в именах не допускаются. Их можно заменять нижним подчеркивание или каждое слово просто писать с большой буквы. Я предпочитаю нижнее подчеркивание.
Выделяем целиком всю графу и настраиваем правила проверки.
Обратите внимание, что правило я установила на всё графу. Это означает, что не надо теперь заботиться о том, что при добавлении строки у меня не применится проверка. Применится в любом случае.
Иногда (в некоторых версиях excel) не выводятся сообщение об ошибке при вводе неправильных данных.
Не знаю, почему. Но надо иметь ввиду, что такое бывает. :-(
Домашнее задание:
повторите все действия на своём файле: создайте списки-справочники и примените их в условиях проверки.
До следующего урока!