S&D Was macht der Bot in der Kanzlei?
Für eine nordrhein-westfälische Anwaltskanzlei haben wir Robotic Process Automation, also RPA, eingesetzt, um das manuelle Anlegen eines neuen Mandanten zu automatisieren und die Mitarbeiter davon zu entlasten.
Für einen neuen Mandanten gibt es ein Online-Formular zum Ausfüllen. Mit dem Absenden des Formulars wird eine Mail versendet, die die Daten aus dem Formular enthält. Der von uns gebaute Bot reagiert auf den Maileingang in „seinem“ Postfach und legt mit der Arbeit los.
Zur Mandatenanlage gehören mehrere Teile: der Bot legt den neuen Mandanten mit den Stammdaten im Rechtsanwaltsprogramm RA Micro an. Hier erfolgt natürlich zuerst eine Prüfung, ob der Mandant bereits angelegt ist. Wenn ja, werden die Stammdaten eventuell aktualisiert.
Danach eröffnet der Bot einen neuen Fall in RA Micro mit gegnerischer Partei und den anderen Informationen aus dem Formular. Im nächsten Schritt übergibt der Bot die Daten für die Abrechnung über eine Webseite an ein Factoring-Unternehmen.
Weitere Bots prüfen die Bonität oder ob eine Rechtsschutzversicherung die Kosten übernimmt und helfen bei der Bewältigung der anwaltliche Routineaufgaben, wie z.B. der Kollisionsprüfung, d.h. ob ein Beteiligter im aktuellen Fall bereits Mandant der Kanzlei ist, oder beim Führen des Fristenjournals.
Der manuelle Zeitbedarf für die Fallananlage betrug rund 5 Minuten pro Fall, bei etwa 100 Fällen pro Monat. Alleine dieser Bot spart so mehr als einen Arbeitstag pro Monat ein.